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Módulo facturación

La emisión o generación de la factura electrónica es un proceso mediante el cual el contribuyente elabora un archivo digital que contiene las características específicas definidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y que al ser certificado por un Proveedor Autorizado de Certificación de comprobantes fiscales digitales (PAC) se convierte en un documento con validez legal.

El proceso de creación de la factura es sencillo y rápido, al finalizar esta lección usted será capaz de crear un comprobante electrónico, enviarlo a su cliente, descargar XML y representación impresa, así como realizar diferentes acciones con los comprobantes generados.

Crear una factura electrónica

Para iniciar con la creación de su factura, primeramente ingrese al módulo "Facturación" y dé click en el botón "Crear Comprobante" ubicado en el menú "Acciones".

A continuación se mostrará el formulario donde deberá ingresar la información del cliente y productos a facturar.

Vea también nuestro video tutorial "Crear Factura"

Verifique sus datos fiscales

Antes de continuar, asegúrese que sus datos fiscales sean correctos, verifique detenidamente esta información, si encuentra algún error póngase en contacto con el departamento de Soporte en Solución Factible® para realizar las correcciones necesarias.

Serie del comprobante

Una vez realizada esta verificación, el primer paso es el seleccionar la "Serie" que desea utilizar, en caso de tener varias series asignadas a diferentes tipos de comprobantes fiscales digitales.

Las series de facturación definen el efecto fiscal de cada comprobante, normalmente la serie "E" es utilizada para la creación de Facturas (Ingresos) y la serie "NC" para la creación de Notas de Crédito (Egresos), si usted desea otro nombre para sus series u otro efecto fiscal no dude en comunicarse con el área de Soporte en Solución Factible®.

Cliente receptor del comprobante

En seguida deberá elegir el cliente receptor de su factura, puede buscar por el nombre del cliente o por el RFC, al hacerlo se mostrará una lista con los datos pre-cargados en la base de datos.

Cuando seleccione el cliente el sistema le mostrará toda la información y datos de su cliente.

Si no ha realizado el registro del cliente, dé click Aquí.

Envío automático del comprobante

Puede realizar el envío automático del comprobante, si cuando realizó el registro de su cliente agregó una cuenta de correo, para realizar esta acción tan sólo seleccione la casilla de envíos, así mismo puede agregar más cuentas de correos seleccionando el botón "Otro email"

Fecha de emisión

La fecha de emisión de su comprobante será por defecto la fecha del día en que se está realizando el comprobante fiscal.

La siguiente opción le permite elegir una fecha distinta a la actual para su factura electrónica, siempre y cuando respete las disposiciones fiscales correspondientes de facturación, esto es, usted puede realizar un comprobante fiscal con una fecha máxima de 72 horas al pasado, dicho esto entendemos que si el día en transcurso es el entonces la fecha máxima para realizar el comprobante será el día , esta disposición también indica que un comprobante puede ser timbrado con máximo "5 minutos" de tiempo hacia el futuro.

Para realizar este proceso tan sólo dé click en el pequeño calendario que se ubica a un lado de la fecha de su comprobante y elija el día de su preferencia.

Divisa de facturación

La divisa de su comprobante será "Pesos" de forma predeterminada, sin embargo usted puede elegir cualquier otra divisa, es importante señalar que siempre que se elija una moneda distinta a los pesos, por disposición oficial deberá ingresar el tipo de cambio de dicha moneda para su comprobante.

Forma de pago

Esta sección define la forma en la que se realizará el pago del comprobante, de forma predeterminada todos los comprobantes se realizan en la modalidad "Pago en una sola exhibición" si usted emite comprobantes para la modalidad "Pago en parcialidades" vea el manual "Forma de Pago (Parcialidades)."

Método de pago

A diferencia de la forma de pago, el "Método de pago" define el como se realizará el pago del comprobante, el cual de forma predeterminada será "No Identificado" sin embargo usted puede definir dicho método, es importante mencionarle que cuando el método se relacione con una cuenta bancaria (Transferencia, Cheque, Tarjeta de Crédito/Debito), deberá definir al menos los últimos 4 dígitos de la cuenta desde donde se realiza el pago, es decir, la cuenta de su cliente.

Términos de pago

Las condiciones de pago representan un acuerdo establecido entre clientes y proveedores en forma de tipos de descuento y plazos de pago.

Si usted desea que la información del acuerdo se vea plasmada en la representación impresa de su factura (PDF) tendrá que especificarlo directamente en el sistema al momento de generar su comprobante.

Para agregar las condiciones de pago, ingrese a la pestaña "Términos de pago" ubicada en la sección de la creación del comprobante.

Al ingresar a esta pestaña deberá ingresar la información de las condiciones de pago como se muestra en la siguiente imagen.

Si en el listado no aparece el termino de pago de su conveniencia, tendrá que registrarlo como se muestra a continuación.

Paso 1: Elija la la opción "No existe agregarlo".

Paso 2: Ingrese el nombre del término de pago, los días del plazo que desea.

Si desea que el término quede establecido como predeterminado active la casilla "Es valor por defecto?"

Paso 3: Cuando termine tan sólo dé click en el botón "Guardar".

¿Para qué sirve el botón administrar?

Le permite organizar las condiciones registradas en su implementación, es decir, usted podrá editar términos de pago que se encontraban registrados en el sistema, así como cancelar o agregar las condiciones que sean necesarias.

Posteriormente usted podrá cambiar la fecha de pago. En esta sección usted encontrará un pequeño calendario en el cual tendrá que seleccionar la fecha que se requiera.

Finalmente una vez guardado el documento, las condiciones de pago se agregarán. Al descargar el formato PDF lo podrá visualizar de la siguiente manera.

Productos a facturar

A continuación deberá ingresar los productos que desea para el comprobante en cuestión, en esta sección puede realizar el registro del producto de dos formas distintas, "Modo Catálogo" o "Modo Manual", de forma predeterminada el modo manual esta activado en su facturación sin embargo podemos configurar esta sección si así lo desea, no dude en ponerse en contacto con el departamento de Soporte en Solución Factible®.

Para agregar productos del catálogo dé click en el botón "Modo Catálogo" y a continuación ingrese el código o nombre de su producto para extraerlo desde la base de datos previamente registrada, elija la cantidad de productos y si así lo desea seleccione la "Lista de Precios" de su preferencia, una vez agregada toda la información de su producto dé click en el botón "Agregar".

Al dar click en el botón "Agregar", la información se visualizará en la parte baja de la pantalla, si desea agregar más productos siga el proceso antes descrito. Si el producto se agrega de forma manual, deberá especificar obligatoriamente el nombre de su producto, cantidad y precio.

A continuación se mostrará el resumen de los productos agregados y los totales de la factura, si desea eliminar algún producto de esta lista, tan sólo dé click en el ícono.

El icono le permitirá agregar pedimentos aduanales a sus productos si es que estos lo requieren, ingrese la información solicitada y dé click en el botón "Agregar Pedimento", si sus productos no manejan un pedimento haga caso omiso de esta opción.

Impuestos locales

Para agregar algún tipo de impuesto local tiene que ir a la parte superior del formulario de facturación en donde encontrará cuatro pestañas ("Factura", "Comercial", "Términos de pago", "Complemento"), dé click en la pestaña de “Complemento” y le mostrará el siguiente pantalla.

Seleccione la opción “Impuestos Local” y le mostrará el siguiente formulario.

• Tipo: seleccione Traslado o Retención dependiendo de su impuesto local.
• Nombre: capture el nombre del impuesto local.
• Tasa: capture el porcentaje de su impuesto.
• Importe: capture el total del impuesto total que se mostrará en la factura.

Una vez que termine la captura dé click en "agregar", automaticamente el impuesto le aparecerá en la factura tal y como se muestra en la imagen.

Complementos disponibles.

En Solución Factible® usted podrá contratar los complementos que requiera para su facturación digital, con interfaces amigables y fáciles de usar.

Ajuste

Es importante aclarar que al realizar el ajuste de las cantidades el sistema de facturación NO realiza ninguna operación y usted se vuelve responsable de realizar las operaciones aritméticas a fin de que estas cuadren con el total deseado. Por esta razón el sistema le pide confirmar el ajuste de las cantidades.

Realice las modificaciones necesarias ingresando las cantidades en cada apartado, si desea cancelar el ajuste tan sólo dé click en el botón "Cancelar".

Notas de la factura

El campo "Notas de la factura" es opcional y se ve reflejado en la representación impresa (PDF) de su factura electrónica, este apartado no tiene límite de caracteres por lo que puede ingresar cualquier tipo de información especial que desee dirigir a sus clientes.

Guardar la factura

Cuando termine dé click en el botón "Guardar" ubicado en la parte baja de la pantalla, es importante que se cerciore que la información ingresada sea la correcta ya que una vez generado el comprobante ya no es posible editarlo. Vea también la sección "Crear una prefactura"

Confirme que los datos son correctos dando click en el botón "Aceptar".

Pantalla principal del comprobante

Una vez guardado, podrá visualizar la información, así mismo podrá realizar diferentes acciones con el comprobante generado.

En este resumen encontrará información sobre la creación del comprobante (Fecha/Creador/Envío/Forma de pago) y el estatus de la misma (Activa/Cancelada)

Clonar una factura

La opción de "Clonar" le permite realizar una copia exacta de un comprobante previamente generado, esta opción es de mucha utilidad cuando usted requiere realizar una factura a su cliente con los mismos productos que previamente había facturado en otro comprobante, de este modo en pocos segundos usted genera una factura electrónica.

Cabe mencionar que aunque al clonar el comprobante, de forma automática se selecciona el cliente y los productos a facturar, usted puede agregar o editar la información de la nueva factura para adecuarla a sus necesidades.

Registrar pago

Para registrar el pago de un comprobante dé click en la opción “Registrar pago” que se encuentra en el menú "Acciones".

El sistema le mostrará una ventana emergente donde capturará los siguientes campos:

• Cuenta: seleccione la cuenta a la cual se cargará el pago.
• Categoría: seleccione la categoría de la cuenta.
• Conciliado: esta opción le servirá de manera informativa para indicar si el pago fue realizado de forma real en su banco.
• Forma de pago: seleccione la forma de pago (cheque, efectivo, referencia tarjeta o transferencia).
• Fecha: indique la fecha del pago.
• Monto: indique el monto de pago del comprobante.
• Observaciones: ingrese las observaciones o notas del comprobante.

Nota: si usted no tiene configurada ninguna cuenta es necesario lo realice en el módulo de Finanzas.

Una vez que termine de capturar los datos dé click en el botón de “Registrar pago”, le presentará una ventana confirmando el pago.

Dé click en el botón para avanzar.

Si desea visualizar el movimiento del pago del comprobante, diríjase a la pestaña de finanzas del comprobante, encontrará la línea del movimiento, si requiere borrar el movimiento dé click en el ícono.

Le presentará una ventana preguntando si realmente quiere eliminar el movimiento, para confirmar dé click en el botón de aceptar.